Kas sagatavo dokumentu?
Prasības par valodu, kurā jāsagatavo uzņēmuma iekšējie dokumenti, cita starpā regulē Valsts valodas likums, it sevišķi tā 8.pants. Lai pareizi piemērotu šī likuma normas, nepieciešams noskaidrot, kurā kategorijā ietilpst uzņēmums. Proti, jāsaprot, vai dokuments tiek gatavots:
- valsts vai pašvaldību organizācijā vai uzņēmumā;
- privātā iestādē, uzņēmumā vai pašnodarbinātas personas lietvedībā;
- privātā iestādē, uzņēmumā vai pašnodarbinātas personas lietvedībā, ja šīs personas, ievērojot tiesību aktu prasības, veic noteiktas publiskas funkcijas;
- lai iesniegtu valsts vai pašvaldību iestādēs, ievērojot tiesību aktu prasības.
Valodas lietojums lietvedībā
Pastāv atšķirīgas prasības starp personām, iestādēm un uzņēmumiem, kuri darbojas publisko vai privāto tiesību jomā. Kādas ir prasības konkrētiem subjektiem?
Publiskas personas
Valsts un pašvaldību iestādēs, tiesās un tiesu sistēmai piederīgās iestādēs, valsts un pašvaldību uzņēmumos, kā arī uzņēmējsabiedrībās, kurās lielākā kapitāla daļa pieder valstij vai pašvaldībai, lietvedībā un dokumentos lietojama valsts valoda.
Savukārt sarakste un cita veida saziņa ar ārvalstīm var notikt svešvalodā.
Privātpersonas
Privāto iestāžu, organizāciju, uzņēmumu (uzņēmējsabiedrību) darbiniekiem, kā arī pašnodarbinātām personām valsts valoda lietvedībā un dokumentos jālieto tad, ja to darbība skar likumīgas sabiedriskās intereses – sabiedrisko drošību, veselību, tikumību, veselības aizsardzību, patērētāju tiesību un darba tiesību aizsardzību, drošību darba vietā, kā arī sabiedriski administratīvo uzraudzību. Turklāt šādam ierobežojumam jābūt samērīgam ar privāto iestāžu, organizāciju, uzņēmumu tiesībām un interesēm.
Šis uzskaitījums ir ļoti plašs, līdz ar to katrs gadījums vērtējams individuāli. Piemēram, lai gan sarakste un saziņa privātajās iestādēs var notikt svešvalodā, paziņojums par darba attiecību izbeigšanu un darba kārtības noteikumi skar darba tiesību aizsardzību, līdz ar to šādiem dokumentiem ieteicams būt valsts valodā. Tajā pašā laikā jānodrošina, ka tik svarīgi ar darba tiesiskajām attiecībām saistīti dokumenti ir saprotami ikvienam, uz kuru tie attiecas. Jānorāda, ka Darba likums paredz pienākumu slēgt darba līgumu valsts valodā, bet neuzskaita citus darba devēja pārraudzībā esošus dokumentus, ko nepieciešams nodrošināt tieši latviešu valodā, līdz ar to praksē tiek ievēroti saprātīgi izņēmumi.
Privāto iestāžu, organizāciju, uzņēmumu (uzņēmējsabiedrību) un pašnodarbinātu personu, kuras, pamatojoties uz likumu vai citu normatīvo aktu, veic noteiktas publiskas funkcijas, lietvedībā un dokumentos, kas saistīti ar attiecīgo funkciju izpildi, lietojama valsts valoda. Piemēram, statistiskie pārskati, gada pārskati, grāmatvedības uzskaites dokumenti un citi dokumenti, kuri, pamatojoties uz likumu vai citu normatīvo aktu, iesniedzami valsts vai pašvaldību iestādēs, sagatavojami valsts valodā.
Kā piemēru var minēt kapitālsabiedrības korporatīvos dokumentus. Attiecībā uz valodu padomes un valdes sēžu, kā arī dalībnieku sapulču protokolos vai vienīgā dalībnieka lēmumā jāizvērtē, vai šie dokumenti paliks uzņēmuma lietvedībā vai arī tiks iesniegti valsts vai pašvaldības iestādē. Proti, ja ir paredzēta valdes sastāva maiņa, tad jāievēro Komerclikuma prasības par dokumentu kopumu, kuram jābūt sagatavotam vai iztulkotam valsts valodā, jo šie dokumenti tiks iesniegti izskatīšanai Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrā. Savukārt, ja dokuments tomēr paliks privātā uzņēmuma lietvedībā un neskar iepriekš minētās likumīgās sabiedriskās intereses, kā arī neietilpst nevienā citā no iepriekš aprakstītajiem gadījumiem, tad to var sagatavot svešvalodā – bez tulkojuma valsts valodā.
Izvērtējot situāciju uzņēmumā, iespējams nodrošināt arī dokumenta bilingvālo versiju, kas šaubu gadījumā vienmēr ir labākais risinājums.
Publikācija: itiesibas.lv