Kā organizēt, balsot un protokolēt dzīvokļu īpašnieku kopsapulces

Kur ir kopīpašnieki, tur nereti rodas virkne domstarpību – īpaši attiecībā uz kopīpašuma apsaimniekošanu, uzturēšanu un saistītajiem remontdarbiem. Lai no tām izvairītos arī dzīvokļu īpašumos, skaidra lēmumu pieņemšanas kārtība un pienācīgi noformēts protokols ir nepieciešamība ikvienās dzīvokļu īpašnieku kopību savstarpējās attiecībās.

Lēmumu pieņemšana

Saskaņā ar Dzīvokļa īpašuma likuma 18.panta 2.daļu dzīvokļu īpašnieku kopība par savā kompetencē esošajiem jautājumiem var lemt trijos veidos:

• dzīvokļu īpašnieku kopsapulcē;
• nesasaucot dzīvokļu īpašnieku kopsapulci – aptaujas veidā;
• citādi savstarpēji vienojoties.

Trešais veids (citādi savstarpēji vienojoties) ietver dažādus līgumus un cita veida darījumus, kurus īpašnieki noslēdz savstarpējas vienošanās ceļā. Būtiskāks ir tieši lēmumu pieņemšanas process kopsapulcē vai aptaujas veidā, tāpēc turpmāk padziļināti aplūkoti tieši tie.

Vispārīgi – minētā likuma 17.panta 1.daļa nosaka, ka katram dzīvokļa īpašniekam ir tik balsu, cik dzīvokļu īpašumu viņam pieder. Ja viens dzīvokļa īpašums (dzīvoklis) pieder vairākiem kopīpašniekiem, tiem no sava vidus jāpilnvaro viena persona, kas pārstāvēs visus kopīpašniekus un kurai balsojot būs tikai viena balss.

Gadījumā, ja dzīvokļa īpašnieks vēlas, lai viņa vietā balso cita persona, tad arī to var darīt uz rakstveida pilnvaras pamata. Jānorāda, ka Dzīvokļa īpašuma likums neparedz iespēju balsot pēc sapulces norises, piemēram, ja sapulcē īpašnieku pārstāv pilnvarotais bez balsstiesībām. Īpašniekam (vai tā balsstiesīgajam pilnvarniekam) jānobalso pirms sapulces vai tās laikā.

Balsošana kopsapulcē

Dzīvokļu īpašnieku kopsapulci sasauc pēc viena vai vairāku dzīvokļu īpašnieku vai pārvaldnieka iniciatīvas, nosūtot sapulces darba kārtību un nosakot sapulces vietu, laiku, lēmumu pieņemšanas nosacījumus. Detalizētu sasaukšanas kārtību var noteikt pati dzīvokļu īpašnieku kopība, bet svarīgi ievērot Dzīvokļa īpašuma likuma 19.panta 4.daļā iekļauto paziņošanas termiņu – septiņas dienas pirms sapulces norises.

Attiecībā uz balsošanu kopsapulcē jāizdala trīs veidi, kā īpašnieks tajā var nobalsot:

• piedaloties sapulcē klātienē;
• piedaloties sapulcē attālināti (ar elektroniskās tiešsaistes saziņas līdzekļiem);
• nododot savu balsi pirms sapulces.

Dzīvokļu īpašnieku kopība pati organizē kārtību attālinātai balsošanai, izmantojot elektroniskās tiešsaistes saziņas līdzekļus.

Piemērs

Dzīvokļa īpašniekam ir jāinformē sapulces organizētājs vismaz trīs dienas iepriekš par savu vai pilnvarotā pārstāvja attālināto dalību kopsapulcē. Sapulces dienā sapulces organizētājs dzīvokļa īpašniekam nosūta video zvana pieslēgšanās saiti. Lai varētu identificēt dzīvokļa īpašnieka vai tā pārstāvja identitāti, video zvana laikā pirms sapulces sākuma personai nepieciešams uzrādīt savu personu apliecinošo dokumentu.

Ja persona grib balsot pirms sapulces, tad tai rakstveidā savs balsojums jāiesniedz organizatoram līdz sapulcei. Dzīvokļa īpašuma likuma 19.panta 6.daļa nosaka, ka īpašnieks, kurš balsojis pirms kopsapulces, var piedalīties kopsapulcē un tajā balsot. Dzīvokļa īpašnieka balsojums, kas nodots pirms kopsapulces, tiek anulēts, ja īpašnieks piedalās kopsapulcē un tajā balso. Turpretī, ja dzīvokļa īpašnieks, kurš balsojis pirms kopsapulces, piedalās kopsapulcē, taču tajā nebalso, ņemams vērā balsojums, ko tas nodevis pirms kopsapulces.

Sapulcē īpaši svarīgi ir fiksēt ikvienu sapulces dalībnieku, kā arī dzīvokļu īpašniekus, kuri sapulcē nepiedalās.

Sapulcē īpaši svarīgi ir fiksēt ikvienu sapulces dalībnieku (neatkarīgi no tā, vai īpašnieks sapulcē piedalās klātienē, attālināti vai arī nodevis balsi pirms sapulces norises), kā arī dzīvokļu īpašniekus, kuri sapulcē nepiedalās. Šāda informācija un informācija, kas katru personu identificē, ir jāiekļauj sapulces dalībnieku reģistrācijas sarakstā. Ja saskaņā ar reģistrācijas sarakstu sapulcē nepiedalās dzīvokļu īpašnieki, kas pārstāv vairāk nekā pusi no visiem dzīvokļu īpašumiem, tad tā nebūs lemttiesīga, un būs nepieciešams sasaukt atkārtotu sapulci iepriekšējā lēmuma pieņemšanai.

Sapulces norisi ir atbilstoši jāprotokolē, izveidojot dzīvokļu īpašnieku kopsapulces protokolu.

Balsošana aptaujas veidā

Dzīvokļa īpašuma likuma 20.panta 1.daļa noteic, ka dzīvokļu īpašnieki var pieņemt lēmumus aptaujas veidā, ja vien kopība nav noteikusi, ka attiecīgais jautājums jāizskata tikai kopsapulcē.

Lēmumu pieņemšanai aptaujas veidā aptaujas organizators (jebkurš dzīvokļa īpašnieks, kopības noteikta persona vai pārvaldnieks) nosūta lēmuma projektu un saistītos dokumentus, norādot termiņu balsu iesniegšanai. Šis termiņš nevar būt īsāks par 14 un garāks par 180 dienām. Ja īpašnieks termiņā neatbild, uzskatāms, ka tas balso “pret” attiecīgā lēmuma pieņemšanu.

Atbilstoši attiecīgā likuma 20.panta 3.daļai arī aptaujas rezultātus organizators apkopo protokolā un protokolu paraksta. Pēc tam to nosūta dzīvokļu īpašniekiem piecu darba dienu laikā.

Turklāt ikvienam dzīvokļa īpašniekam ir tiesības pieprasīt, lai tiek uzrādīti pārējo dzīvokļu īpašnieku balsojuma rezultāti.

BIS izmantošana

Lēmumu pieņemšanas procesā var izmantot arī Būvniecības informācijas sistēmu (BIS). Tā nodrošina iespēju ne tikai sasaukt sapulci un balsot par tajā iekļautajiem darba kārtības jautājumiem (gan pirms sapulces, gan tās norises laikā), bet arī veikt balsošanu aptaujas veidā. Dzīvokļu īpašniekiem ir tiesības arī iebilst pret pieņemtajiem lēmumiem, izmantojot BIS funkcionalitāti.

Svarīgi, ka BIS izmantojama tikai tad, ja sapulce / aptauja vispirms ir bijusi sasaukta / izsūtīta ar BIS starpniecību.

Izmantojot BIS, arī ir svarīgi pienācīgā kārtā reģistrēt visus dzīvokļu īpašniekus, kas piedalās un kas nepiedalās sapulcē.

Katram lēmumam par darba kārtībā iekļauto jautājumu jāsastāv gan no lēmuma pieņemšanas procesa daļas, gan no nolēmuma daļas.

Kopsapulces protokolēšana

No Dzīvokļa īpašuma likuma 19.panta izriet, ka dzīvokļu īpašnieku kopsapulces protokols ir obligāts dokuments, kas atspoguļo kopsapulces norisi un tajā pieņemtos lēmumus. Likums nesniedz detalizētus norādījumus par kopsapulces protokola noformēšanu un ļauj dzīvokļu īpašnieku kopībai pašai izvēlēties, kā sīkāk noformēt tās pieņemtos lēmumus un protokolus. Neskatoties uz to, no Dzīvokļa īpašuma likuma izriet vairākas prasības attiecībā uz protokola saturu un obligāti iekļaujamām ziņām. Tās uzskaitītas turpmāk.

Saskaņā ar Dzīvokļa īpašuma likuma 18.panta 5.daļu visi dzīvokļu īpašnieku kopības pieņemtie lēmumi noformējami rakstveidā. Arī protokolam ir jābūt rakstveidā sagatavotam un parakstītam, un sapulces audio vai video ierakstīšana nevar tikt uzskatīta par pienācīgu kopsapulces protokolēšanu.

Protokola sākumdaļā jāiekļauj informācija, kas identificē konkrēto dzīvokļu īpašumu (adrese) un kopsapulci (protokola kārtas numurs).

Piemērs

Dzīvokļu īpašnieki rīko pirmo kopsapulci 2025.gadā. Attiecīgi protokola nosaukumu var veidot pēc parauga “Dzīvojamās mājas Brīvības ielā 2 dzīvokļu īpašnieku kopsapulces protokols Nr.1/2025”.

Dzīvokļa īpašuma likuma 19.panta 9.daļa nosaka, ka dzīvokļu īpašnieku kopsapulces protokolu sagatavo, norādot katra dzīvokļa īpašnieka balsojumu – “par” vai “pret” – par katru kopsapulces darba kārtībā iekļauto jautājumu. Tā kā kopsapulcē jautājumi tiek izskatīti atbilstoši īpašniekiem iepriekš nosūtītai darba kārtībai, tad arī tai ir jāparādās protokolā.

Katram lēmumam par darba kārtībā iekļauto jautājumu jāsastāv gan no lēmuma pieņemšanas procesa daļas, gan no nolēmuma daļas. Lēmuma procesa pieņemšanas daļā iekļauj dažādas dalībnieku diskusijas un pretējus viedokļus, apstākļus, kas ir pamatā konkrētā jautājuma izskatīšanai, un precīzu balsojuma sadalījumu (cik personas ir balsojušas “par” un cik “pret”). Savukārt nolēmuma daļā jānorāda precīzs kopsapulces pieņemtais lēmums. Jāizvairās no vispārīgiem lēmumiem, tāpēc katram lēmumam jābūt gan izsmeļoši noformulētam, gan arī izpildāmam.

Piemērs

Kopība pieņem lēmumu par kāpņu telpas remontdarbu veikšanu. Protokolā jānorāda, kādi konkrēti remontdarbi tiks veikti (sienu un griestu krāsošana, grīdas seguma nomaiņa, apgaismojuma sistēmas atjaunošana u. c.), kas (konkrēts būvuzņēmums vai persona) un par kādu summu veiks šos remontdarbus. Tāpat jābūt noteiktam arī finansējuma avotam – vai darbi tiek apmaksāti no uzkrājumiem, vai arī katram dzīvokļa īpašniekam tiek noteikts konkrēts maksājums.

Katrā sapulcē ir jāievēl kopsapulces vadītājs un protokolētājs. Lēmumu par vadītāja un protokolētāja ievēlēšanu pieņem pašā kopsapulces sākumā pirms darba kārtībā iekļauto jautājumu izskatīšanas. Tam, tāpat kā citiem lēmumiem ar balsojumu, ir jābūt iekļautam protokolā. Jāatceras, ka atbilstoši Dzīvokļa īpašuma likuma 19.panta 7.daļai par vadītāja un protokolētāja ievēlēšanu balso tikai sapulces dalībnieki jeb tie dzīvokļu īpašnieki, kas kopsapulcē piedalās klātienē vai attālināti, izmantojot elektroniskās tiešsaistes saziņas līdzekļus.

Kā ikvienā juridiski saistošā dokumentā, arī kopsapulces protokolā nepieciešams iekļaut obligātos dokumentu rekvizītus: dokumenta datumu, autorus un parakstu. Bez sapulces norises datuma protokolā jānorāda arī sapulces sākuma laiks, un protokola noslēgumā var norādīt arī sapulces slēgšanas laiku. Dzīvokļu īpašnieku kopsapulces protokolu paraksta kopsapulces vadītājs un protokolētājs. To var parakstīt arī elektroniski, ja parakstītājiem ir droši elektroniskie paraksti, kas satur laika zīmogu.

Tā kā protokola saturs katrā sapulcē ir atšķirīgs, katra dzīvokļu īpašnieku kopība to var pielāgot atbilstoši savai individuālajai nepieciešamībai un gadījumiem. Papildus protokolā obligāti iekļaujamajām ziņām un informācijai tam būtu jāatspoguļo arī viss svarīgais, lai jau pēc lēmumu pieņemšanas dzīvokļu īpašnieku starpā nerastos strīdi, kas izpildīšanas procesu būtiski apgrūtinātu.

Prātā jāpatur arī likumā noteiktie termiņi, kas saistāmi ar protokola apstiprināšanu un parakstīšanu, kā arī iebildumu celšanu par protokola saturu.

Publikācija: itiesibas.lv