Vai jāvienojas par sistēmas ģenerēta paraksta izmantošanu?

Uzņēmums izmanto dokumentu vadības sistēmu, kurā katram darbiniekam ir izveidots unikāls lietotāja konts. Šajā sistēmā darbinieki var iepazīties ar rīkojumiem, iekšējās kārtības noteikumiem, iesniegt iesniegumus, apstiprināt darbības ar dokumentiem, izmantojot sistēmas piedāvātu parakstu. Vai līgumā ar darbinieku jānorāda, ka darba attiecību laikā tiks izmantota dokumentu vadības sistēma, kurā dokumentu apstiprinājumam tiks izmantots sistēmā piedāvātais paraksts? Vai tomēr pietiek, ja tas tiek norādīts darba kārtības noteikumos?

Nosacījumu iekļaušana darba kārtības noteikumos

Atbilstoši Darba likuma (DL) 28.panta 2.daļai ar darba līgumu darbinieks uzņemas veikt noteiktu darbu, pakļaujoties noteiktai darba kārtībai un darba devēja rīkojumiem. Savukārt DL 54.pantā noteikts, ka darba kārtību uzņēmumā nosaka darba kārtības noteikumi, darba koplīgums, darba līgums un darba devēja rīkojumi. Turklāt DL 39.pantā paredzēts, ka darba līgums uzskatāms par noslēgtu ar brīdi, kad darbinieks un darba devējs ir vienojušies cita starpā arī par darbinieka turpmāku pakļaušanos noteiktai darba kārtībai un darba devēja rīkojumiem. Tādējādi darba devējam ir tiesības vienpusēji noteikt darba kārtību uzņēmumā, to paredzot darba kārtības noteikumos. Darbiniekam, kurš ar šiem noteikumiem ir iepazīstināts, gan noslēdzot darba līgumu, gan jau esošo darba tiesisko attiecību laikā, noteikumi ir saistoši un jāievēro.

Saskaņā ar DL 55.panta 2.daļu darba devējs darba kārtības noteikumos var paredzēt jebkādus noteikumus, kas attiecas uz darba kārtību uzņēmumā. Tādējādi, ja uzņēmumā ir izveidota noteikta veida dokumentu vadības sistēma, kurā tiek izmantots sistēmas paraksts, tās lietošanas kārtība var tikt noteikta darba kārtības noteikumos. Darbiniekiem šie noteikumi ir saistoši un jāievēro pat bez atsevišķas vienošanās par to darba līgumā.

Tomēr, ja darba devējs vēlas izmantot dokumentu vadības sistēmu, lai samazinātu papīra dokumentu apriti uzņēmumā, jāņem vērā, ka pastāv noteikti nosacījumi, par kuriem pusēm jāvienojas rakstveidā. Ir arī dokumenti, kurus darba devējam ir pienākums izsniegt darbiniekam rakstiski, un gadījumi, kad nepieciešama darbinieka rakstveida piekrišana. Piemēram, rīkojumi par grūtnieces nosūtīšanu komandējumā vai rīkojumu par atstādināšanu no darba. Saskaņā ar DL un normatīvajiem tiesību aktiem, kas regulē elektronisko dokumentu parakstīšanu, ar sistēmas izmantošanas noteikumu iekļaušanu darba kārtības noteikumos nebūs gana, ja dokumentiem ir noteikta rakstveida forma.

Rakstveida vienošanās nepieciešamība

Elektronisko dokumentu likuma (EDL) 3.pantā noteikts, ka dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir pievienots drošs elektroniskais paraksts. Tāpat dokuments tiek uzskatīts par pašrocīgi parakstītu arī tad, ja tam ir vienkāršs elektroniskais paraksts un puses ir rakstveidā vienojušās par šāda paraksta izmantošanu. Šāda rakstveida vienošanās var tikt noformēta un parakstīta uz papīra vai elektroniski, izmantojot drošu elektronisko parakstu.

No EDL normām izriet, ka gadījumā, ja puses, noslēdzot darba līgumu, vai darba attiecību laikā ir vienojušās par dokumentu parakstīšanu ar sistēmas parakstu, šādi parakstītie dokumenti ir uzskatāmi par pašrocīgi parakstītiem. Šāda rakstveida vienošanās var tikt noteikta jau darba līgumā. Tāpat tā var būt arī atsevišķa vienošanās, kas noslēgta starp darba devēju un darbinieku papildus darba līgumam. Vienošanās var būt parakstīta pašrocīgi vai ar drošu elektronisko parakstu.

Ja darba devējs dokumentu vadības sistēmu ar sistēmas parakstu vēlas lietot tikai tādām darbībām un tādu dokumentu apritei un parakstīšanai, kur nav prasības pēc rakstveida piekrišanas vai dokumenta izsniegšanas rakstveida formā, tad pietiek ar to, ka darbinieks ir iepazinies ar darba kārtības noteikumiem. Taču, ja darba devējs plāno sistēmas parakstu izmantot arī tādu dokumentu apritei un parakstīšanai, kuriem nepieciešama rakstveida piekrišana vai pašrocīgs paraksts, nepieciešams vienoties ar darbinieku par sistēmas paraksta izmantošanu darba attiecību laikā. Šāda vienošanās var tikt iekļauta darba līgumā vai sagatavota un parakstīta kā atsevišķs dokuments.

Publikācija: itiesibas.lv