Kaip organizuoti darbą antrojo karantino metu?

Prasidėjus antrajam karantinui dažnai verslininkai susiduria su egzistenciniu klausimu: kaip organizuoti darbą nuo šeštadienio? Nors šalyje įvedamas visuotinis karantinas su plačiai taikomais apribojimais ir tam tikrų sektorių verslai bus priversti stabdyti savo veiklą, tačiau darbas nuotoliniu būdu visiems kitiems išlieka rekomendacija. Tai reiškia, kad kiekvienas darbdavys privalės priimti sunkų sprendimą: organizuoti darbą nuotoliniu būdu ar taikyti mišrų modelį.

O jei darbo nuotoliniu būdu organizuoti nėra įmanoma ar darbuotojų efektyvumas vis tik būtų geresnis darbo vietoje, darbdaviai  turės nuspręsti, kaip užtikrinti darbuotojų saugumą. Atrodo, jog išgyvenus pirmąją karantino bangą visi šie klausimai jau turėtų būti išspręsti, tačiau COVID-19 užsikrėtusiųjų skaičiui augant kone po 1000 atvejų kiekvieną dieną, visos saugumo priemonės yra pervertinamos iš naujo. Kita vertus, siųsti darbuotojus dirbti iš namų nebūtinai yra akivaizdžiai geriausias sprendimas – tam tikri darbuotojai greičiausiai neturi tinkamų sąlygų dirbti namuose, o kitų produktyvumą gali būti sudėtinga pamatuoti.

Tad toliau pateikiame rekomendacijas, kaip organizuoti darbą vienu ar kitu būdu.

Jei organizuojate darbą darbovietėje:

• Imkitės saugumo priemonių dar prieš darbuotojams patenkant į darbovietę – matuokite temperatūrą, užduokite trumpus klausimus apie jų savijautą.
• Įvertinkite, ar darbą galite organizuoti keliomis pamainomis, kurios nesusitiktų – užsikrėtus vienai pamainai, darbus galės tęsti kita.
• Taikykite sektorinį atskyrimą: suskirstykite darbovietę į sektorius ar zonas, kurios būtų izoliuotos viena nuo kitos (pvz. sandėlio patalpos atskirtos nuo administracijos, vienas pastato aukštas nuo kito, įrengtos pertvaros bendrose patalpose ir pan.). Jei vienoje zonoje įvyktų užkratas, tai nepaveiktų kitų zonų darbo.
• Jei darbovietėje reikalingas nuolatinis daiktų perdavimas, stenkitės jį atlikti taip, kad darbuotojai turėtų kuo mažiau kontakto (ar jis būtų kuo trumpesnis). Pavyzdžiui, daiktai gali būti nunešami į patalpą, kurioje nėra darbuotojų, o pirmajam darbuotojui išėjus galėtų įeiti kitas ir pasiimti perduodamus daiktus.
• Užtikrinkite atstumų tarp darbuotojų išlaikymą. Jei atstumų išlaikyti nėra įmanoma – įrenkite pertvaras.
• Suteikite apsaugos priemones darbo darbovietėje metu – kaukių, pirštinių dėvėjimas ir reguliarus jų keitimas turėtų būti privalomas. Neužmirškite utilizuoti panaudotų apsaugos priemonių atskirai nuo kitų šiukšlių ir tik sandariai uždarytuose maišuose.
• Jei klientų neįmanoma aptarnauti nuotoliniu būdu – taikykite išankstinę registraciją (žinoma, nepamirškite duomenų apsaugos reikalavimų). Jei vėliau išaiškėtų, jog klientas užsikrėtęs, kontaktus bus susekti lengviau. Registracijos metu užduokite trumpus klausimus apie jų sveikatos būklę, atvykus matuokite temperatūrą. Aptarnavimo metu užtikrinkite pakankamus atstumus ir 10 kv.m, plotą. Stenkitės trumpinti darbuotojo ir kliento kontaktą – tam tikrus klausimus stenkitės išspręsti dar iki kliento vizito, jei įmanoma, siūlykite klientams palaukti lauke.

Jei organizuojate darbą nuotoliniu būdu:

• Atlikite profesinės rizikos vertinimą arba organizuokite nuotolinius profesinės rizikos vertinimo mokymus, kad darbuotojai vertinimą atliktų patys. Atsižvelgiant į vasarą priimtas Valstybinės darbo inspekcijos gaires, šis žingsnis yra privalomas.
• Nustatykite reikalavimus nuotolinei darbo vietai: saugus interneto ryšys, dažnai keičiami slaptažodžiai ir vengimas šeimos nariams prieinamose vietose palikti konfidencialius dokumentus turėtų būti pagrindinės nuotolinio darbo taisyklės.
• Atnaujinkite elgesio darbo metu tvarką: patikslinkite, kada ir kokiomis priemonėmis darbuotojai turėtų būti pasiekiami, kokiose video konferencijose dalyvauti yra privalu, koks aprangos kodas taikomas ir pan.
• Dar kartą įvertinkite darbuotojams suteikiamas darbo priemones, sudarykite priemonių, kurios būtinos tinkamai atlikti darbo funkcijas nuotoliniu būdu, sąrašą. Į sąrašą rekomenduotina įtraukti fizines ir virtualias priemones (pvz. įvairias paskyras, el. parašą ir pan.). Jei darbuotojai prašytų atlyginti išlaidas už priemones, kurios nėra būtinos, turėtumėte aiškių argumentų, kodėl jiems tokia kompensacija nepriklauso.
• Suteikite būtinas priemones, kurios patenka į aukščiau nurodytą sąrašą. Sudarykite priemonių priėmimo-perdavimo aktą nurodydami priemones identifikuojančią informaciją ir jų vertę. Jei fizinės priemonės būtų prarastos ar sugadintos – galėtumėte įrodyti, jog priemonės iš tiesų buvo perduotos darbuotojui.
• Jei darbuotojai nebuvo apmokyti naudotis priemonėmis – organizuokite nuotolinius mokymus. Suteikite darbuotojams priemonių naudojimo instrukcijas (tai galėtų būti gamintojo instrukcija) ar gaires, tokiu būdu išvengsite netinkamo priemonių naudojimo ar savavališko jų taisymo.
• Pasvarstykite apie priemonių apdraudimą – dirbant namuose neretai įvyksta netikėtų dalykų, o ant kompiuterio išlieta kava yra dažnesnis reiškinys nei galėtumėte pagalvoti.
• Jei siekiant stebėti darbuotojų produktyvumą reikėtų daugiau duomenų, apie tai, kaip jie vykdo užduotis, sukurkite ataskaitų mechanizmą arba vykdykite periodinius skambučius, video konferencijas su darbuotojais. Šiuo metu svarbiausia ne darbuotojų kontrolė, o siekis įsitikinti, kad jie turi tinkamas sąlygas atlikti savo darbo funkcijas ir tam, kad būtų pasiekti geri rezultatai, nėra trikdžių.

Prisiminkite, kad nors ir darbuotojai dirba iš namų, jie turi teisę į poilsį ir asmeninį laiką. Stenkitės puoselėti įmonės kultūrą, kur darbuotojai pasibaigus darbo dienai turi galimybę pailsėti ir nėra verčiami nuolat tikrinti el. pašto ar atsakyti į kolegų žinutes.

Advokatų kontoros „Cobalt” vyresnioji teisininkė Jovita Valatkaitė.